Platformă HR: cum simplifică digitalizarea activitatea departamentului de resurse umane

Adaugă-ne ca sursă preferată

Urmărește-ne în Discover

Activitatea unui departament de resurse umane presupune gestionarea zilnică a unui volum mare de informații, documente și solicitări. Un angajat cere o adeverință, un manager are nevoie de situația concediilor din echipă, un contract se apropie de termenul de expirare, iar datele altui coleg trebuie actualizate.

Fiecare dintre aceste operațiuni face parte din activitatea obișnuită de HR. Dificultățile apar atunci când informațiile necesare sunt distribuite în tabele, foldere, e-mailuri și aplicații care nu comunică între ele. Echipa trebuie să verifice mai multe surse, să identifice versiunea corectă a unui document și să se asigure că lucrează cu date actualizate.

În acest context, o platformă HR poate aduce datele și documentele angajaților într-un mediu unic și poate simplifica gestionarea proceselor administrative.

Nicușor Dan, după ce SRI a dezvăluit rețeaua de sabotaj coordonată de Rusia: O încălcare gravă a suveranității și securității țării | Mesajul premierului

SRI avertizează: românii pot fi recrutați pentru operațiuni de sabotaj printr-un simplu mesaj. Cum poți recunoaște o astfel de tentativă

Digitalizarea nu se rezumă la înlocuirea documentelor fizice sau a fișierelor Excel cu o aplicație. Valoarea sa apare atunci când informațiile pot fi accesate, actualizate și utilizate mai ușor, iar anumite activități repetitive pot fi automatizate.

Pentru departamentul de resurse umane, acest lucru poate însemna mai puține căutări manuale, o evidență mai clară a modificărilor, acces rapid la documente și rapoarte realizate pe baza datelor deja existente.

Toate informațiile despre angajați, într-o singură platformă HR

Pe măsură ce compania crește, crește și volumul datelor gestionate de departamentul de resurse umane. Informațiile personale și contractuale, funcțiile, pozițiile, beneficiile, concediile, certificările, echipamentele și documentele angajaților trebuie păstrate într-o formă organizată și ușor de consultat.

Atunci când aceste date sunt distribuite în sisteme diferite, chiar și o solicitare simplă poate necesita mai multe verificări. Dacă un manager dorește să afle funcția actuală a unui angajat sau data ultimei modificări contractuale, echipa de HR trebuie mai întâi să identifice sursa corectă și să confirme că informația este încă valabilă.

Un software de resurse umane permite administrarea centralizată a acestor informații. Datele angajaților pot fi corelate cu structura organizațională, departamentele, funcțiile, pozițiile și punctele de lucru ale companiei.

Astfel, echipa de HR poate consulta informațiile dintr-un singur sistem, fără să reconstruiască de fiecare dată situația unui angajat folosind date preluate din mai multe surse.

Mai puține verificări manuale prin automatizarea proceselor HR

Departamentul de resurse umane trebuie să urmărească permanent termene, modificări și solicitări. Expirarea unui contract pe perioadă determinată este un exemplu relevant. Într-un proces manual, termenul poate fi notat într-un tabel, într-un calendar sau într-o serie de remindere.

La nivelul întregii organizații, însă, numărul acestor termene poate deveni dificil de gestionat. Contractele, documentele, perioadele de valabilitate și schimbările care apar pe parcursul relației de muncă necesită atenție și intervenții la momentul potrivit.

O platformă HR poate susține automatizarea unei părți din aceste activități și poate transmite notificări atunci când se apropie un termen sau apare o modificare care necesită o acțiune.

Echipa nu mai depinde exclusiv de verificări periodice și liste actualizate manual. În schimb, poate interveni punctual, acolo unde este necesar, și poate reduce riscul ca anumite termene să fie trecute cu vederea.

Un istoric clar al relației dintre angajat și companie

Datele unui angajat se modifică de-a lungul timpului. Se poate schimba funcția, managerul, salariul, departamentul, locul de muncă sau un alt element contractual. Fiecare modificare trebuie înregistrată și asociată documentelor corespunzătoare.

Dacă informațiile sunt păstrate în foldere și aplicații diferite, identificarea situației actuale poate deveni dificilă. De exemplu, pentru a răspunde unei solicitări privind ultimul act adițional, echipa trebuie să găsească documentul, să verifice data acestuia și să confirme că nu există o versiune mai nouă.

Centralizarea datelor permite păstrarea informațiilor actuale împreună cu istoricul modificărilor. În acest mod, echipa de HR poate vedea mai ușor ce s-a schimbat, când a avut loc modificarea și ce documente sunt asociate acesteia.

În loc să fie reconstruit din e-mailuri și arhive separate, istoricul angajatului poate fi urmărit într-o formă mai clară și mai coerentă.

Gestionarea mai simplă a documentelor de personal

Contractele, actele adiționale, adeverințele și celelalte documente asociate angajaților reprezintă o parte importantă a activității administrative. De multe ori, pregătirea unui document nu este cea mai consumatoare etapă. Mai mult timp poate fi necesar pentru găsirea informațiilor sau identificarea versiunii corecte.

Prin utilizarea unui software de resurse umane, documentele pot fi păstrate împreună cu datele angajatului. Atunci când apare o solicitare, informațiile relevante pot fi consultate fără căutări succesive în foldere, arhive sau conversații pe e-mail.

Beneficiul este vizibil mai ales în organizațiile cu mulți angajați, unde numărul documentelor și al modificărilor crește constant. Mai puțin timp petrecut cu identificarea fișierelor înseamnă mai mult timp disponibil pentru soluționarea solicitărilor.

Rapoarte HR realizate pe baza datelor existente

Managerii au nevoie periodic de informații despre organizație și echipe. Situația concediilor, evoluția numărului de angajați, fluctuația de personal, plecările, costurile sau evoluția salariilor sunt doar câteva exemple.

Dacă informațiile sunt stocate în mai multe sisteme, realizarea unui raport poate presupune exportarea datelor, verificarea lor și centralizarea manuală într-un document separat. Procesul trebuie reluat sau actualizat de fiecare dată când este necesară o nouă analiză.

O platformă HR poate utiliza datele înregistrate pentru a genera rapoarte și statistici relevante. Informațiile pot fi filtrate în funcție de criteriile analizate, astfel încât echipa de HR și managerii să aibă o imagine mai clară asupra organizației.

Datele nu mai îndeplinesc doar un rol administrativ. Ele pot fi folosite pentru a urmări schimbările în timp, a identifica anumite evoluții și a susține deciziile de resurse umane.

Conectarea platformei HR cu REGES Online și cu sistemele companiei

O informație contractuală poate fi necesară în mai multe sisteme. Atunci când acestea nu sunt conectate, datele trebuie preluate și introduse manual în fiecare platformă, ceea ce înseamnă mai multă muncă și posibilitatea apariției unor neconcordanțe.

De aceea, integrarea trebuie analizată atunci când compania alege o platformă HR. Schimbul automat de informații între sisteme poate reduce operațiunile repetitive și poate limita situațiile în care aceeași modificare este înregistrată diferit.

Integrarea cu REGES Online – Registrul General de Evidență a Salariaților – permite transmiterea și verificarea automată a datelor obligatorii despre angajați și contractele acestora.

Pentru departamentul de HR, integrarea poate însemna mai puține introduceri manuale și o mai bună coerență a informațiilor gestionate în aplicații diferite.

Implementarea unei platforme HR schimbă mai mult decât locul în care sunt păstrate datele. Se schimbă modul în care informațiile sunt găsite, actualizate și folosite, precum și numărul de pași necesari pentru desfășurarea activităților administrative.

Înainte de alegerea unei soluții, este util să analizezi procesele curente: unde se pierde timp, ce informații sunt dificil de găsit, ce operațiuni se repetă și care sunt activitățile care depind încă de verificări manuale. Răspunsurile te pot ajuta să stabilești ce funcționalități sunt cu adevărat importante pentru organizația ta.